辦公常用技能分享（二）
發(fā)布時間：2019-03-05

上期我們已經(jīng)分享了幾個常用問題解決方法，這期我們就分享幾個比較常見的數(shù)據(jù)設(shè)置問題。

一、讓數(shù)據(jù)按需排序

如果你要將員工按其所在的部門進行排序，這些部門名稱的有關(guān)信息不是按拼音順序，也不是按筆畫順序，怎么辦?可采用自定義序列來排序。

1.執(zhí)行“格式→選項”命令，打開“選項”對話框，進入“自定義序列”標(biāo)簽中，在“輸入序列”下面的方框中輸入部門排序的序列(如“機關(guān),車隊,一車間,二車間,三車間”等)，單擊“添加”和“確定”按鈕退出。

2.選中“部門”列中任意一個單元格，執(zhí)行“數(shù)據(jù)→排序”命令，打開“排序”對話框，單擊“選項”按鈕，彈出“排序選項”對話框，按其中的下拉按鈕，選中剛才自定義的序列，按兩次“確定”按鈕返回，所有數(shù)據(jù)就按要求進行了排序。

二、把數(shù)據(jù)徹底隱藏起來

工作表部分單元格中的內(nèi)容不想讓瀏覽者查閱，只好將它隱藏起來了。

1.選中需要隱藏內(nèi)容的單元格(區(qū)域)，執(zhí)行“格式→單元格”命令，打開“單元格格式”對話框，在“數(shù)字”標(biāo)簽的“分類”下面選中“自定義”選項，然后在右邊“類型”下面的方框中輸入“；；；”(三個英文狀態(tài)下的分號)。

2.再切換到“保護”標(biāo)簽下，選中其中的“隱藏”選項，按“確定”按鈕退出。

3.執(zhí)行“工具→保護→保護工作表”命令，打開“保護工作表”對話框，設(shè)置好密碼后，“確定”返回。

經(jīng)過這樣的設(shè)置以后，上述單元格中的內(nèi)容不再顯示出來，就是使用Excel的透明功能也不能讓其現(xiàn)形。

提示：在“保護”標(biāo)簽下，請不要清除“鎖定”前面復(fù)選框中的“∨”號，這樣可以防止別人刪除你隱藏起來的數(shù)據(jù)。

三、讓中、英文輸入法智能化地出現(xiàn)

在編輯表格時，有的單元格中要輸入英文，有的單元格中要輸入中文，反復(fù)切換輸入法實在不方便，何不設(shè)置一下，讓輸入法智能化地調(diào)整呢?

選中需要輸入中文的單元格區(qū)域，執(zhí)行“數(shù)據(jù)→有效性”命令，打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框，切換到“輸入法模式”標(biāo)簽下，按“模式”右側(cè)的下拉按鈕，選中“打開”選項后，“確定”退出。

以后當(dāng)選中需要輸入中文的單元格區(qū)域中任意一個單元格時，中文輸入法(輸入法列表中的第1個中文輸入法)自動打開，當(dāng)選中其它單元格時，中文輸入法自動關(guān)閉。

四、讓“自動更正”輸入統(tǒng)一的文本

你是不是經(jīng)常為輸入某些固定的文本，如《電腦報》而煩惱呢?那就往下看吧。

1.執(zhí)行“工具→自動更正”命令，打開“自動更正”對話框。

2.在“替換”下面的方框中輸入“pcw”(也可以是其他字符，“pcw”用小寫)，在“替換為”下面的方框中輸入“《電腦報》”，再單擊“添加”和“確定”按鈕。

3.以后如果需要輸入上述文本時，只要輸入“pcw”字符?此時可以不考慮“pcw”的大小寫?，然后確認一下就成了。

以上就是本期分享的所有內(nèi)容，敬請期待下期吧！（朱佳麗）